COLUMN / DATA SECURITY
複合機・プリンターの内蔵HDDが情報漏洩の盲点に
— リース返却前に必ず確認すべきこと
PC のデータ消去には注意するけれど、「複合機・プリンター」のデータ消去まで気にしていますか?
多くの企業の総務・IT 担当者様にお話を伺うと、複合機・プリンターの「内部ストレージにデータが残っている」という事実が、十分に認識されていないケースが少なくありません。
なぜ複合機・プリンターに情報漏洩リスクがあるのか
業務用複合機・プリンター(コピー機)の多くは、内部に HDD または eMMC ストレージ を搭載しています。これは「印刷ジョブのキューイング」「スキャン文書の一時保存」「ファクス送受信履歴の保持」などを目的としたものです。
つまり、次のような情報が機器内部に蓄積されています。
- 過去にプリント・コピー・スキャンした書類のデータ
- 送受信したファクスの内容と相手先番号
- アドレス帳・スキャン先メールアドレス
- ユーザー認証情報・部門コード
これらは、機器を初期化しても 「論理削除」されるだけで、復元ソフトを使えば取り戻せる 可能性があります。
特に注意したい3つのシーン
1. リース契約の満了・返却時
リース会社へ返却された機器は、リユース市場に流れることが一般的です。データ消去がされていなければ、過去の機密文書が第三者の手に渡る可能性があります。
2. オフィス移転・廃棄時
移転業者は「運ぶプロ」であって「データを消すプロ」ではありません。データ消去はお客様側の責任で実施する必要があります。
3. 機器の入れ替え・買い替え時
新機種への入れ替えで旧機種を下取りに出す場合も同様です。下取り業者によっては、データ消去サービスを別途オプション扱いとしているケースがあります。
確実な対策は「専門業者による物理破壊または完全消去」
メーカー提供の「HDD 暗号化機能」「データ上書き機能」は、適切に設定されていれば一定の効果があります。しかし、設定状況の確認・記録までを社内で行うのは現実的ではありません。
当社では、PC のデータ消去と同様に、複合機・プリンター内部 HDD のデータ消去サービスに対応しております。
- 機器ごとのシリアル番号管理
- 消去証明書の発行
- 必要に応じて物理破壊にも対応